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SPEED 公文線上簽核管理系統加購20人使用者授權(本品項需與SPEED公文線上簽核管理系統配合使用)

標案名稱110年第四次電腦軟體共同供應契約採購
組  別8
單  位
項  次5
數量級距1-30
產  地臺灣
評  價
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商品介紹

S.P.E.E.D.產品,含電子交換、文件製作、流程控管、公文稽催管理等功能,並整合線上簽核機制、權限控管、跨組織與跨平台之架構設計及數位檔案規劃等更完善的支援,具時效性、安全性及整合性的文件管理機制,達到公文無紙化、流程透明化、簽核便利化、行政快速化、管理網路化以及知識管理化等新時代的目標,是企業永續經營的最佳利器。

商品特色

SPEED 公文線上簽核管理系統加購20人使用者授權
(1) 多層級權限控管、代理、兼職
(2) 可整合電子公文交換
(3) 電子化郵件稽催
(4) 公文流程設計及線上簽核
(5) 多角度查詢條件,多元化統計報表
(6) 文檔合一系統架構
(7) 線上調卷作業,提高檔管效率

功能規格/基本需求

應用伺服器端+檔案伺服器+資料庫伺服器,共一台。
1. CPU:4 Core
2. RAM : 16G Memory
3. HDD:500GB(C: 100GB \ D: 400GB)
4. OS:Windows Server 2016 Standard(含以上版本)
5. Microsoft SQL Server 2016(含以上版本)

公文製作
(1) 公文製作支援UNICODE多國文字輸入之功能,並提供所見即所得編輯功能,無需切換編輯及預覽介面。
(2) 編輯功能包括公文項目編號及縮排之功能,並可依不同格式開放將字體更改粗體、斜體、底線、刪除線、上標、下標或變更字型、字型大小、字型顏色、背景顏色等。
(3) 與公文管理系統完全整合,共用基本資料所有異動均同步更新公文管理系統之公文動態。其中包括分類號可依所屬處室自動篩選出可用分類號供選取、正副本受文者提供個人常用分類等。


簽核流程管理
(1) 可「預設流程」每一流程節點,系統提供選取方式,供承辦人執行該份公文之流程設定。
(2) 公文處理至會辦承辦人,會辦承辦人可依會辦需求執行「會中會」、「會中陳」之流程,系統並能顯示其預設流程。
(3) 於公文流程處理中,當對方承辦人尚未「簽收」時,上一步承辦人可執行「抽回」作業,反之若對方承辦人已執行「簽收」作業,則上一步承辦人無法執行「抽回」作業,並可由公文持有者執行「退回」作業。
(4) 提供動態流程圖之流程顯示方式,方便使用者查詢公文流程資訊。

收文
(1) 收文人員可選取欲登錄之電子來文,系統可顯示該電子公文相關基本資料內容、如來文機關、文別、來文字號、來文日期、主旨摘要等,並可偵測重複收文之功能。
(2) 提供紙本收文登記由收文單位將來文之相關資料如收文號、收文日期、時間、承辦單位、來文機關,相關文號、來文字號、來文速別、來文日期、主旨、附件說明、文別、機密等級、速別、公文性質、附件資訊等資料輸入。
(3) 提供依公文性質(如速件)及案件類別(如列管類別)自動顯示限辦日期及天數。專案管制公文辦理期限不定,其限辦日期及天數可依情況修改。
(4) 提供承辦單位簽收之公文,經核閱認為非屬本單位承辦者,承辦單位可退回總收文重改分,系統自動紀錄此簽收重分之處理狀態,供後續公文流程查詢。

登記桌
(1) 可於系統自動顯示送件單位傳遞至本單位的所有來件公文,提供可一次選取多筆公文或執行多筆簽收,並於簽收後指定承辦人。
(2) 可依收創文日、收創別、文別、速別、決行層級、密等、公文性質、公文性質細分類、承辦單位、承辦人、來受文者、來文字號、主旨摘要等多項組合條件進行公文內容及流程查詢。流程資料檢索可透過圖形化介面展示。
(3) 可選擇全部或限於某日辦結為條件、查詢相關之待辦或逾期公文資料,如文號、收創文別、主旨摘要、承辦單位,收創文日、辦理期限、公文現況及是否逾限等,加強單位內公文控管。

發文
(1) 系統自動顯示各單位送至發文單位之公文,分繕處理作業人員於檢視公文文號、收創時間、承辦單位、事由、送件單位、送件時間、資料總筆數等資料後,可執行發文簽收作業。
(2) 提供發文相關角色彈性設定功能,以因應業務輪調或異動後工作內容之調整。
(3) 自動顯示單位內可供發文取號登錄之公文,選取或輸入欲取號發文之公文文號後,系統自動開啟該公文製作檔及附件供檢視並帶入發文相關資料,如發文日期、字號等發文資訊。
(4) 系統自動顯示電子發文明細資料供發文人員檢視並確認,系統自動依該公文行文機關是否有參與電子交換,作紙本或電子交換發文處理。

檔案管理
(1) 建立檔案管理資訊化作業標準,提升檔案管理效能,符合檔案管理局訂頒之「機關檔案管理作業手冊」及行政院訂頒之「文書及檔案管理電腦化作業規範」等有關規定。
(2) 公文欄位與公文管理系統相關傳遞流程資料同步整合,於公文管理執行發文歸檔或存查之公文,檔案室點收作業即時顯示待點收流程,不須轉入或重新登錄公文欄位資料。
(3) 提供檔案點收、退件處理、歸檔稽催、延後歸檔申請、檔案分類表維護、編案、編目、入庫保管、案名清單及標籤製作、檔案清查、機密等級調整、銷毀、移轉、移交、機關檢調、應用申請及相關統計報表等完整功能。

稽催
(1) 提供包括公文時效統計表、公文時效明細表、逾期未結公文稽催清單、即將逾期公文清單、展期清單、發文平均使用天數統計表、辦結公文平均使用天數統計表、受會公文清單、決行層級統計表、各處室承辦公文統計表、公文電子交換統計表等多角度稽催功能。
(2) 各類公文之處理時限及產生之各項統計資料、報表等相關規定均依「文書流程管理手冊」辦理。