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會議管理系統-10U授權

標案名稱111年第二次電腦軟體共同供應契約採購
組  別5
單  位
項  次186
採購數量級距1-200
產  地臺灣
評  價
型錄下載

產品功能規格

首創結合實體會議室及線上會議室(選購)的管理平台。實體會議室管理能夠即時查詢各會議室使用情況與預約會議排程,並發送會議通知給相關與會人員,大幅降低會議前置作業時間。
線上會議室管理採用「視訊會議」系統,每一間會議室最高可同時提供25個不同地點連入,系統為純軟體設計,與會端可使用電腦、平板或手機即可參加會議,簡便方便使用。

1. 會議室預約管理:即時發起會議及查詢會議室的使用情況,線上建立會議相關資訊(日期、時段、名稱、類別等)與上傳會議附件檔案,同時挑選該會議與會人員(主席、與會者、列席者),大幅簡化與縮短承辦人發起會議的時間。
2. 會議室使用查詢:實體會議室使用情形及預約即時查詢,
3. 會議查詢:快速查詢指定日期區間所有的會議清單。
4. 個人會議查詢:個人預定會議查詢。
5. 個人當日會議:查詢登入者當日預定的會議清單。
6. 聯絡人群組:建立與查巡單位內與會者的聯絡名單。
7. 採自適應網頁架構(RWD)設計,適用於個人電腦、平板與行動裝置。
8. 可擴充整合TOPMeeting全球行動視訊會議系統(選購)。

功能規格/基本需求

一、功能規格
a. 登入
b. 使用者鍵入由管理端帳號管理所維護的帳密做登入。
使用者端
a. 首頁
b. 提供預約實體會議室快捷按鈕,可快速進入預約實體會議室功能頁面;
c. 提供小日曆區塊,呈現目前登入者一個月中的會議狀況;
d. 會議年統計圖區塊:以柱狀圖方式,呈現一年內所有的會議數、與參與會議人數的狀況;
e. 近日會議區塊:清單列出最近3筆與目前登入者相關的會議。
預約實體會議室
a. 預約由管理端所維護的實體會議室;
a. 預約欄位包含:會議日期、會議時段、會議名稱、會議室、會議類別、主持人、出席者、列席者、承辦人電話、會議附件、會議議程、顯示於所有會議清單中;
b. 出席者、與列席者,可直接由聯絡群組挑選設定名單、或由單位清單挑選設定名單;
c. 將會驗證該會議是該時段是否已被預約;
d. 可點選實體會議室目前狀況連結,以另開網頁查閱所有實體會議室目前狀況。
所有會議
a. 可查詢所有設定顯示於所有會議清單中的會議;
b. 清單欄位包含:會議資訊有會議名稱、會議時間、類型(實體)、主持人、出席人數;
c. 清單可使用日期區間、關鍵字篩選;
d. 查詢後可點選會議名稱進入檢視畫面;
e. 檢視畫面會依權限提供會議相關功能按鈕;
f. 該功能可由管理端控制權限。
我的會議
a. 可查詢所有與目前登入者有關的會議,包含登入者為主持人、出席者、列席者、承辦人的會議清單;
b. 單筆會議欄位包含:會議名稱、會議時間、類型(實體)、主持人、出席人數;
c. 清單可使用日期區間、關鍵字篩選;
d. 查詢後可點選會議名稱進入檢視畫面;
e. 檢視畫面會依權限提供會議相關功能按鈕。
我的今日會議
a. 可查詢所有與目前登入者有關今日舉辦的會議,包含登入者為主持人、出席者、列席者、承辦人的會議清單;
b. 單筆會議欄位包含:會議名稱、會議時間、類型(實體)、主持人、出席人數;
c. 清單可使用日期區間、關鍵字篩選;
d. 查詢後可點選會議名稱進入檢視畫面;
a. 檢視畫面會依權限提供會議相關功能按鈕。
聯絡群組
a. 提供目前登入者維護自己的聯絡群組;
b. 可新增群組,並可挑選群組中的帳號名單。
實體會議室目前狀況
a. 查閱目前所有實體會議室的預約狀況;
b. 清單顯示:會議室名稱、日期、開始時間、結束時間、預約者;
c. 清單可使用日期區間、關鍵字篩選。
管理端
b. 帳號管理
a. 清單欄位包含:帳號、姓名、職稱、單位、帳號權限、新增來源、最近登入時間;
b. 可新增、修改、刪除帳號;
c. 新增欄位包含:帳號、姓名、Email、帳號失效日(若有設定失效日,則該日後,該帳號即不可登入)、單位、密碼。
單位維護
a. 清單欄位包含:單位名稱、單位使用者數量;
b. 可新增、修改、刪除單位。
管理端群組權限設定
a. 提供新增群組,並設定該群組可使用的管理端功能,並挑選群組的人員;
b. 使用者登入後,將會判斷該帳號是否有在群組權限中,提供有權限的管理功能給該使用者;
a. 群組功能包含所有管理端功能。
實體會議室維護
a. 提供管理者維護實體會議室資料,供使用者預約實體會議室時使用;
b. 新增欄位包含:會議室名稱、備註。
共用聯絡群組維護
a. 提供管理者維護聯絡人群組,同仁在設定會議的出席者、與列席者時,除可選擇個人擁有的聯絡群組外,亦可直接使用共用的聯絡群組;
b. 可新增群組,並可挑選群組中的帳號名單。
系統使用統計月報表
a. 提供登入人次、登入人數、實體會議數、實體會議與會人數的年度每個月份的統計數字;
b. 並提供年度各月份統計數字趨勢圖;
c. 篩選條件提供年度、單位挑選。
系統使用統計周報表
a. 提供登入人次、登入人數、實體會議數、實體會議與會人數的月份每周的統計數字;
b. 並提供月份各周統計數字趨勢圖;
c. 篩選條件提供年度、月份、單位挑選。
系統使用統計日報表
a. 提供登入人次、登入人數、實體會議數、實體會議與會人數的一周每日的統計數字;
b. 並提供一周各日統計數字趨勢圖;
c. 篩選條件提供年度、月份、周次、單位挑選
二、系統需求
伺服器:
作業平台:Windows Server 2003 R2
CPU: Intel Core 2 Duo E8000 系列等級以上
RAM: 8GB RAM 以上
硬碟空間: 500 GB SCSI HD 以上
個人電腦
作業平台:Windows 7(含)以上
CPU: P4 2.6GHz(含)以上
RAM: 4GB RAM 以上
硬碟空間: 500 GB 硬碟可用空間(含) 以上
行動裝置:
iOS 7.0以上iPhone、iPad
Android 7以上智慧型手機及平板電腦