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U-Office Force工作流程

標案名稱111年第一次電腦軟體共同供應契約採購
組  別14
單  位
項  次535
採購數量級距1-10
產  地臺灣
評  價
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產品功能規格

導入本產品可提昇組織內外部的訊息溝通效率,改善工作流程的瓶頸,進而節省大量的人力、時間與金錢,以輕鬆、快速的建立無紙化的辦公環境,且大幅的降低企業電子工作流程的開發與維護成本、縮短企業內部的溝通時間、提昇企業整體的競爭力。

(1)表單及流程設計免撰寫程式
專利的表單設計精靈,可快速拖拉出與紙本相同格式表單
可設定到表單欄位的填寫權限控制
提供20種欄位格式:日期、時間、數值、單行文字、多行文字、單選、複選、夾檔、下拉式選單、明細欄位、超連結、自動編號、表單加總核申請人欄位等,自由拖拉,組合成企業專屬表單,完全不用寫程式
(2)同表單多國語言界面
因應企業全球化、兩岸三地需求,設計不同語系的表單內容
可以讓每張申請表單符合在地化的需求
(3)準確追蹤簽核流程
可以了解申請表單的審核狀況,掌控流程的處理程序
提供表單查詢,可依照每張表單欄位查詢各項內容
跟催簽核人員加速審核的速度,讓流程不耽誤
逾時的表單會由系統自動通知簽核者盡快簽核
可設定關卡為核決、同意、已辦理等自訂關卡動作名詞
(4)有效改善簽核效率
不用因簽核人員外出而苦苦等待簽核人員簽單
簽核人員可以取回、同意、加簽、退簽和結案表單
系統提供批次簽核功能,讓主管可以快速的審核表單
(5)多樣化代理機制
可以設定三個順位的代理人,當自己請假時,由代理人代為簽核,工作不耽誤
依不同的表單特性,可設定不同的代理人,可讓工作分工
系統管理者可幫使用者設定代理人,以避免因使用者疏忽未設,造成流程中斷或異常
(6)獨特的組織簽核自動尋找上層主管
系統會依據職稱和組織階層關係自動尋找表單簽核人員
設定方式簡易,即可符合組織階層審核流程
可依職稱的等級設定表單結案權限
(7)豐富彈性的簽核訊息通知
可設定多國語言的簽核通知或結案通知等郵件內容
設定界面方便,可依每張表單性質設定
(8)自動接收商工電子公文
支援函、令、開會通知等三種公文
(9)自動歸檔並可匯出Excel統計報表
結案的表單會自動送往歸檔人員
表單的內容可匯出至Excel,利於統計和匯整
隨時可以統計最新簽核結果報表
管理者可依部門設定不同的歸檔處理者,以便分層授權歸檔作業
(10)表單統計
提供各表單簽核狀況的統計,有使用次數統計和平均處理時間統計等,讓系統管理者可以得知使用者處理的效率
可以透過平均處理時間,找出企業流程瓶頸,並加以改善
(11)免費提供百張表單範本
內建百張表單提供設計者參考
可自行修改範本表單,生成組織專屬表單
可以無限量增加表單,完全符合企業單據格式,不受限於系統,自由發揮

(12)支援行動申請、簽核、查詢表單

功能規格/基本需求

>>硬體建議:RAM 16G以上,32GB以上佳,CPU 2.4GHz 四核心以上,最好有Raid 5以防硬碟毀損造成資料遺失。
>>系統環境基本需求:Windows Server2012R2,需安裝IIS+.Net Framework4.6.2、SQL2012以上(建議配備SQL Server 2016);選購DCS需在伺服器端安裝Microsoft Office軟體,建議安裝Office 2013以上版本。
>>支援瀏覽器Windows:IE 11、Edge、Chrome 64、Firfox 58以上;Mac OS X:Safari 11、Chrome 64。
>>APP支援作業系統:IOS 9.0、Android 4.4以上

組織在使用流程管理與電子簽核時,最大的問題必須寫程式來設計流程與表單,而資訊並沒有多餘的人手可以作程式的開發及設計工作,因此本產品以如何達到表單設計簡易為首要設計之考量,讓使用者直接利用系統內建功能作表單與流程設計,即可完成企業表單電子化與簽核自動化,導入本產品後的效益評估包括以下7大方向:
(1) 節省紙張使用量與人工成本:
紙張使用所衍生的不僅是有形的環境代價與金錢成本,後續的儲存與管理問題亦繁瑣。
(2) 電子表單的整合:
電子表單的施行,簡化的各部門文件往返的時間及改善人工審查的疏漏,使得簽核及公文的時效性及準確性提高,電子表單的簽核權限功能設定更有效的管理文件資料的簽核流程,不再有資料文件遺漏及跑錯地方的問題。
(3) 簡化與加速作業流程:
當作業規則經由系統明確定義出來,自動化檢核與傳遞功能將有助組織內部控制與稽核,同仁在處理日常表單時,亦可清楚且全面了解整體作業流程、即時追蹤進度,對於企業注重之速度與流程效率助益頗大。
(4) 友善介面提醒待簽清單且提供即時簽核功能:
前端建置Web化的操作介面,將可以清楚看到屬於個人權限範圍內的待簽表單,讓員工隨時隨地都可以透過網路進行商業活動。此外也可以透過EM即時通系統,取得EB上最新資訊,讓使用者可以在最短時間了解所要處理的事務與待簽表單,進一步提升決策品質與效率。
(5) 縮短簽核時間:
不論是請假、銷假、公文、電子表單簽核等流程,透過自動化的流程與EM 系統的即時通知,避免了主管延遲簽核的可能性,大幅縮短了40%~83%的簽核時間,且讓簽核進度更容易追蹤。
(6) 完整記錄,隨時可供彙整與分析:
出差勤、平日與例假日加班…等最新資訊,皆可自動轉為Excel檔案格式供主管抓取查詢。無論是例行性報表,或是即時性查詢皆能唾手可得,大幅改善龐大人力整理與層層彙整的狀況。
(7) 後端資料庫的整合與連結:
以往加班單至每月底,便得要求人力資源部門同仁停止休假,數天不分晝夜的將紙本表單資料鍵入電腦,不僅耗力費時,更常發生人為錯誤,無法正確結算的窘況。如今系統自動檢核,與後端資料庫連結外,更免除重複輸入無效率與錯誤的產生,有效發揮整體e化的整合綜效。