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U-Office Force ISO文件管理

標案名稱109年第一次電腦軟體共同供應契約採購
組  別10
單  位
項  次40
採購數量級距1-10
產  地
評  價

產品功能規格

組織裡都會有成千上萬份的文件檔案散佈在公司內部,檔案的版本、內容和存廢都無法做統一的管理,這是管理者和使用者都會遇到的問題,一等一科技深知各企業所面臨的難題,於是採用最新的技術和知識管理的概念,讓本產品符合企業內的需求。

(1).量身打造,滿足 ISO 規範的絕佳設計
因應 ISO 文件須建立完整管制程序之條文規定,特別打造一個完全滿足 ISO 規範條件的系統自動化管理機制替您省去審查規範的所有時間與人力。
(2).智慧、高效,更環保
透過智慧雲端系統整合,無論內外稽核、控管文件,將更簡便、有效率,並大幅降低人為疏失及費時的維護成本;以無紙化的管理方式,為地球環保盡一份心力。
(3).完美支援行動裝置,管理、查閱,不再受限
同步支援手機與平板裝置 ( iOS / Android )
以更自由彈性的方式,隨時隨地輕鬆管理所有文件。
(4).滿足企業內各式文件之管制
公司文件、合約、各式表單、等等…可進行文件審核、版本控管、多維度查詢、存取控管、安全控管等等…
1.多角度文件搜尋系統:可依目錄、文件類別、文件作者、常用文件、全文檢索進行查詢

2.文件目錄樹狀管理結構,每個目錄都可設定三層式權限控管:目錄管理者、作者、讀者,以因應企業的權責需求。
3.全文檢索:整合龍捲風搜尋引擎:站內搜尋和全文檢索;輸入要搜尋的字串,依照「條件選項」設定搜尋時間範圍、搜尋模式、即會列出相關的文件資訊;「進階」提供可依文件內容、作者、檔名、摘要、關鍵字、文件編號、保管者、其他自訂屬性搜尋。
4.資料安全控管:可控制文件觀看時,是另存圖片線上看還是可下載原稿看;權限可依正負面表列讓權限的控管及應用更有彈性;
5.文件履歷:版本控管,系統可記錄每一個版本的發行時間及版本差異備註。
6.提供個人化的服務:常用文件、最新文件、訂閱服務
系統會列出一週內的最新上傳文件、作廢和失效的文件,可以一目了然的知道文件異動情況
7.記錄文件存取人員:可以查看每份文件的下載紀錄,可以看到下載人員、時間和版本,可以了解文件的使用狀況。
8.知識管理的應用:
知識分類:將文件設定為多類別的方式,是知識分類的概念;在一個類別裡,可以找到屬於這個類別的各種相關文件,不會錯失相關知識的學習;在搜尋檔案時,可以協助在特定的分類下進行搜尋,便可縮小搜尋範圍,加速尋找。
知識評價:利用績效評量的方式,讓員工對知識管理有長期參與的意願,讓知識管理的貢獻者能獲得鼓勵。

9.整合Plustek掃描設備:讓系統自動自動偵測掃描設備,並快速上傳紙本文件。

功能規格/基本需求

>>硬體建議:RAM 16G以上,32GB以上佳,CPU 2.4GHz 四核心以上,最好有Raid 5以防硬碟毀損造成資料遺失。
>>系統環境基本需求:Windows Server2012R2,需安裝IIS+.Net Framework4.6.2、SQL2012以上(建議配備SQL Server 2016);選購DCS需在伺服器端安裝Microsoft Office軟體,建議安裝Office 2013以上版本。
>>支援瀏覽器Windows:IE 11、Edge、Chrome 64、Firfox 58以上;Mac OS X:Safari 11、Chrome 64。
>>APP支援作業系統:IOS 9.0、Android 4.4以上

(1) 安全且集中式的文件控管機制
已往企業組織相關技術文件或制度規章分散至各部門或個人手中,技術及文件傳承往往無法完整延續,隨著員工的離職,也許便無影無蹤,透過安全性高且集中式的管理,可以達到各部門單位有條理的管理相關文件,彼此分享文件資訊及保護機密性文件。
(2) 高安全性且完善的資訊管理功能
使用者能夠輕易地將資料分門別類,類似檔案總管的方式,讓使用者以樹狀結構,輕鬆的管理文件檔案。本產品提供的使用者及群組設定機制,讓你的文件安全性有了更進一層的保障,除了文件本身有密碼的保護之外,群組及使用者權限的設定,更方便的讓使用者去分享資訊及保護資訊。
(3) 文件屬性統合歸類有利收尋效率
線上檔管理系統,會細分所屬檔案部門,層級,機要....等屬性。公司人員可依自己欲尋找之檔案類型,鍵入關鍵字串,快速查詢到所需資料。
(4) 有效控管ISO文件版本
導入文件管理,不僅提升文控中心的文件管理及工作效率,並且完全符合ISO文檔管理的指導原則與操作規範,對所有文檔都有完整的創建、審批、發佈、修改、分發、簽收、歸檔、廢止及恢復流程的全生命週期管理,同時節省大量文件管理的人工成本。
(5) 強化企業知識管理庫
企業內部有許多重要知識文件,透過導入文件管理,不但文件分類清晰、查閱更快,資源運用更為有效,也因導入的文件管理系統採用“檔案總管型”型態的知識地圖呈現,其功能地位大大晉升為知識庫,使員工更容易找到所需的知識,也表明企業知識屬於企業全體而非個人。