實習前行政處理、實習中問題掌握及實習後檢核基準等相關作業流程控管實屬不易，且所產製資料文件多同時分散於個人或不同單位存管，致進行數據統計及落實PDCA品質管理循環機制(Plan-Do-Check-Act的簡稱)有其困難，唯有發展資訊系統，加以程序與數據透明化，才能加速行政效率、完善資料保存，進而確保實習制度永續發展。

本系統配合作業流程，共計有多種權限(角色)，並提供多項功能，功能依據實習前、中、後分別敘述如下。
一、實習前
（一）實習機構評估作業：系辦執行，填寫學生後續實習機構之基本資訊，如機構行號、名稱、地址、聯絡人相關資訊以及提供相關工作內容與福利概要等資訊，以提供系主任實施審查。
（二）實習機構審查作業：系主任執行，針對系辦書記所填報之實習機構內容進行審查，核可後，指導老師才能後續進行開設實習課程時，選擇該實習機構。
（三）發布實習合約作業：指導老師填寫，需填寫實習課程基本資訊，如選擇實習機構、課程型態(暑期、學期、學年還是海外等)、實習起訖日期、時數、公司福利等，選定合約型態，然後填寫學生清冊，並為每一位學生指定訪視老師。
（四）上傳實習計畫作業：訪視老師為每一位學生完成學生個別實習計畫書及簽署單上傳，以提供系主任初審。
（五）實習合約初審作業：系主任針對指導老師所提供實習合約內容及訪視老師所擬之學生個別實習計畫書進行基本檢核，如實習課程是否合乎學校規範、學生專長及學生個別實習計畫書是否合宜等。
（六）填寫實習文件作業：當已完成初審，凡參與實習之學生，須檢視該課程個別實習計畫書及合約是否合乎個人所需，時間可否配合參加；若確認可行者，須完成家長同意書、計畫書及合約等3項簽核，紙本則繳回系辦室。
（七）實習合約複審作業：該課程內學生均完成3項文件簽屬上傳後，研發處(實習就業輔導組)於系統中，進行複審課程相關資訊，如審核課程時數、計畫及簽署文件等內容，檢核是否符合要求，通過後該實習課程即完成實習前準備。
二、實習中
（一）填寫實習歷程作業：實習生每週於系統中填寫工作狀況，做為訪視老師實地前往或電訪前之參考；另依學校實習心得報告格式，於實習結束前完成撰寫後上傳，做為指導老師評核結業之依據。
（二）檢視實習生歷程作業：訪視老師實地前往或電訪前，可於系統中查閱學生每週回報之內容，以便於概略知悉工作狀況，做為訪視報告內容之參考。
（三）填寫訪視輔導作業：訪視老師實地前往或電訪後，填報所見所得，做為指導老師評分參考。
三、實習後
（一）發布問卷調查作業：指導老師於實習課程結束前，完成擬製問卷調查問題，供學生填報，並做為評量結業之參考。
（二）設定結業條件作業：指導老師設定學生應完成事項，做為評量學生實習結業之標準。
（三）填報實習時數作業：學生依據實際工作狀況，回填每月實習時數，做為老師結業參考。
（四）填寫實習問卷作業：學生依據實際工作狀況，填寫實習問卷，做為老師結業參考。
（五）檢視實習成效作業：指導老師、系辦、研發處(實習就業輔導組)皆可查閱學生實習歷程。

一、建議安裝的軟體規格
(1) 作業系統：Microsoft Windows Server 2008 R2
(2) 資料庫：Microsoft SQL Server 2008 R2
二、硬體規格
(1) 記憶體：基本16GB，最好32GB
(2) 硬碟：C槽500GB；D槽1TB
(3) CPU：2顆2.0GHz(含)以上